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实现办文、办事、办会的业务联动

 论文永利娱乐网投F永利网投网址栏目:计算机论文永利娱乐网投F永利网投网址     更新时间:2018-03-22   浏览

 随着互联网应用的逐步深入,企业办公系统建设正进入业务协同化、管理社交化的阶段。如何在办公系统中利用互联网技术,融入互联网思维,为管理带来新的提升,是企业管理者必须认真思考的问题。某大型军工企业集团从与企业日常办公联系最紧密的业务入手,逐渐实现了办文、办会、办事业务的一体化协同管理,其经验非常值得借鉴。

转变管理模式

某大型军工企业集团自2015年初开始进行一体化信息化建设规划,设定六大建设目标,计划在10年内逐步建成一体化的集团综合办公管理平台。该集团的六大建设目标中,第一个目标就是建成办文、办会、办事、监控一体化管控平台。值得一提的是,该集团所属二级成员单位和三级公司超过240家,分布近20个省市区,业务覆盖军民用大型电子信息系统的工程建设,以及重大装备、通信与电子设备、软件和关键元器件的研制、生产等领域。

在此之前,该集团已经拥有较好的信息化基础:搭建了协同办公基础平台,能够支撑流程管理、用户管理、框架管理、组织机构管理和角色管理,并提供统一的表单框架和操作体验,固化了领导日程、外出登记、网站发布、人员变更、输入输出、行政办公和计算机类等审批业务,以及集团收文、发文、签报、信息专报、工作要情和会议纪要等公文业务。

由此可见,针对文、会、事业务,此前该集团仅实现了公文管理的信息化,而对集团重要会议管理和以会议决议为核心的集团重要事项办理过程缺少有效监控。这导致该集团的日常办公存在很多问题,归纳起来主要包括以下几个方面:

第一,没有建立事项之间的关联关系。同一事项可能分别出现在公文、会议和督办管理业务中,但是信息相互孤立,没有建立事项之间的关联关系,不利于从整体掌控事项的前因后果。

第二,对决议事项的执行缺乏监控。难以对集团重要会议的议题收集和会议召开过程进行规范化管理,对决议事项在会后的执行情况缺少监控。

第三,难以实现公文办理的过程管理。在公文管理方面,该集团仅仅实现了文件的规范管理,但对公文包含的具体事务的办理过程缺乏量化和跟踪。

第四,督辦事项重复交叉。不同事项由不同责任部门负责督办。对于督办部门来说,任务来源不统一,督办事项重复、交叉现象严重,难以提高工作效率。

第五,缺少有效的工具支撑对事项的办理进行跟踪。缺少一体化、关联化、可视化的工具作为支撑,该集团难以对事项的办理情况进行实时的监控。

第六,缺乏文件的沟通和反馈通道。此前该集团通过传统的邮件和电话的方式下发文件和计划,收取下属单位提交的文件办理情况,缺乏沟通和反馈的通道。

可见,该集团的会议及督办管理业务已面临诸多挑战。与此同时,该集团已有的信息化基础帮助企业成员建立了良好的信息化意识,促使管理层迫切需要通过信息化建设转变管理模式。经过谨慎选型,该集团决定选择北京慧点科技有限公司(简称慧点科技)来帮助他们建设文会事一体化信息系统。

以事务为驱动的设计理念

某大型军工企业集团本次信息化项目建设的目标,是在现有办公平台基础上,以信息化建设规划为指导,遵循集团总部业务管理理念,梳理各职能部门的业务主线和业务关联点,构建涵盖公文管理、会议管理和事项督办管理的文会事一体化信息管理系统,实现对公文事项办理的过程管理、对会议管理业务管理的标准化、对重要工作任务执行的统一管控,实现办文、办事、办会的业务联动,助力办公管理的提升。

建设目标确定以后,慧点科技项目组首先进行需求调研。需求调研内容主要包括公文管理、会议管理和任务督办管理三大部分。其中,在公文管理方面,由于业务逻辑和业务流程已经通过公文管理系统得到固化,因此项目组主要梳理并建立公文与议题上会和公文事项督办之间的业务关联;会议管理的需求调研主要包括集团重要会议的会前议题提报与材料准备、会议的发起与会中决策,以及会后纪要沟通与发布等内容;任务督办管理涵盖集团重要工作事项的执行和监督。由于不同来源和类型的事项由不同的部门负责,而管理模式不尽相同,且事项之间存在关联、交叉的情况,因此要在业务规则上进行梳理和规范,并在制度上给予确立,否则合理的设计就无从谈起。

在完成以上三块相对独立的业务的调研基础上,项目组重点对业务之间的关联关系进行梳理。经过梳理,项目组主要发现以下关联关系:集团收文和集团签报事项经领导批示后需要上会讨论,文件就转为待上会的议题;会议召开后,会议决议一般需要以正式公文的形式进行纪要发文,同时将决议事项纳入集团会议决议事项以进行督办管理;有些收文事项需要直接进行办理,并在办理完成后进行发文批复;针对不同来源和类型的事项的管理模式不同,并存在包含和相互转换的关系。这些业务关联关系形成了文会事一体化业务的核心脉络,构成了主要的业务处理场景。

在传统办公自动化管理中,企业重要业务流程的流转基本上是依靠公文流转来实现的。公文流转主要包括以收文获悉事项,以签汇报了解办理情况,以发文通知决策事项。这种方式难以对业务处理对象进行有效管理,即无法逐一对文件承载的事项本身进行全程跟踪,也就是说无法实现对事务的端到端闭环跟踪,导致在文件流转过程中常常出现事项的来龙去脉信息丢失的情况。因此,文会事一体化管理提出传统的以公文驱动的管理方式要向以事务为驱动的管理方式转变,建立从事项的产生,到事项的跟踪(监控、报告),再到事项的关闭的业务链,将事项的详细办理过程放到系统中进行管理。这样,公文与会议决议、领导交办、重点计划等一样,变成了事务的一个来源,事务成为贯穿整个业务的主线。

在以事务为驱动的设计理念中,事项督办的管理模式也发生了相应的变化:事项管理从以往的同一事项的处理流程独立于公文、会议、督办等相对独立的业务模块中,转变为现在的形成涵盖事前来源管理、事中执行管理和事后数据分析的事项督办全生命周期管理。

在此基础上,项目组建立了主要分为表现层、应用层和平台支撑层三层的系统功能架构:

·表现层:根据用户的关注点的不同,提供能够满足管控要求的个性化界面,建立与其他业务系统的统一的入口,从而提升系统的易用性。

·应用层:提供全面的文会事一体化业务逻辑支撑,固化业务过程并建立业务关联关系,从而提升管控效率和管理效果,为企业决策提供支撑。

·平台支撑层:基于成熟的应用支撑平台(Indi. Platform),实现不同业务系统的无缝集成,包括待办提醒、单点登录、用户同步等,并提供基础的系统功能。

支撑事项的生命周期管理

文会事一体化管理解决方案帮助该集团的不同职位的员工轻松应对所面临的管理挑战。对高层决策者而言,通过系统能够体系化、实时地掌控企业的各类重点事项的情况,从而提升整体决策效率,保障事项落实,并借助全面的统计分析结果助力科学决策;对于中层管理者而言,系统有效支撑了事项的全生命周期管理,从而改进督办方式,提高督办效率。与此同时,系统还提供数据自动汇总、统计等功能,助力中层管理者轻松撰写报告。对普通的业务人员而言,系统所支撑的事项生命周期管理和业务协作,能够让他们统筹办理不同来源和类型的督办事项。

某大型军工企业集团文会事一体化管理信息化项目的成功案例,为其他集团型企业提升文会事业务管理水平提供了很好的借鉴。具体来说,该集团的以下三点经验非常值得借鉴:第一,制定有层次的信息化建设规划,建立自上而下的明确的建设目标;第二,建立明确的管理制度,为业务梳理提供依据;第三,将先进的管理理念和管理现状相结合,这样既能提升管理水平,又能顺利落地全新的管理模式。

总而言之,文会事一体化管理是企业综合办公管理发展至业务协同化、管理社交化阶段的一种体现。不拘泥于固有的业务形态,从用户的角度去探寻更加符合实际需求的管理办法,构建完善的办公生态和平台,形成高效的沟通协作方式,让协同办公真正简化办公业务,是互联网大潮下协同办公的发展方向。

作者:肖俊龙

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